Une bonne administration est essentielle pour garantir le bon fonctionnement d’une entreprise. Pour cela, cette dernière a recours à des documents administratifs, dont il existe différentes sortes. C’est le cas, notamment, des bons. Comme les bons d’intervention ou encore les bons de commande. Le point dans cette rubrique.
Classer les documents administratifs
Il existe différents types de documents administratifs. Certains sont plus habituels que d’autres, mais ils sont tous pratiques. Le bon d’intervention fait partie des supports les plus utilisés dans le domaine de l’intervention. Il peut servir dans différents domaines, notamment celui de l’informatique, de la plomberie ou encore de l’électricité. Ce type de document est essentiel pour le technicien intervenant, car il lui donne la possibilité de garder un historique de son travail ainsi qu’un justificatif. Lui, le client ainsi que l’entreprise doivent disposer chacun d’un exemplaire du document. Les bons de commande font également partie des documents administratifs les plus sollicités.
Il y a aussi les bons de livraison qui sont utiles pour prouver qu’une livraison a bien eu lieu. Ce type de support nécessite toujours un paraphe ou une signature de la personne qui reçoit la livraison. Il peut s’agir d’un colis provenant d’un tiers ou d’un achat en ligne. Quand on a recours à ce genre de support, il est nécessaire que chaque partie dispose d’un exemplaire. Pour uniformiser les saisies d’informations, l’utilisation de liasses autocopiantes est très pratique. Elles permettent d’obtenir en une seule fois plusieurs exemplaires d’un même document. Pour s’en procurer, il faut se rapprocher d’une entreprise spécialisée dans l’élaboration de carnets et de liasses autocopiants personnalisables. En collaborant avec ce type d’entreprise, on peut utiliser un bon d intervention personnalisé.
Comprendre l’importance des documents administratifs
Les documents administratifs sont des supports qui servent à plusieurs choses. Notamment pour informer, pour coordonner ou encore pour contrôler. Leur emploi est souvent obligatoire dans le sens où ils peuvent servir de preuve pour chaque partie, que ce soit pour l’entreprise, pour le client ou pour le technicien. Ces documents constituent également un lien entre l’extérieur et l’intérieur. À savoir, entre une société et un client. On distingue, par exemple, les bons de livraison ou encore les bons d’intervention. Ils sont utilisés pour maintenir une relation de confiance entre les deux parties. En effet, ces documents contiennent différentes informations concernant le service ou la transaction.
Les documents administratifs présentent des structures très diversifiées. En tout cas, certaines données doivent y être mentionnées. C’est le cas, par exemple, des coordonnées des intervenants. Pour une société, le numéro d’identification fiscal et l’adresse sont toujours obligatoires. La plupart des documents administratifs doivent être signés ou paraphés, que ce soit par le client ou le représentant de l’entreprise. Pour mieux organiser le travail, l’emploi de ce type de support est essentiel. Il permet de connaître avec précision, la date, l’heure et le lieu de la transaction ou de l’intervention. Avec l’évolution de la technologie, certains documents administratifs sont disponibles en version numérique. Mais d’autres restent plus pratiques en version papier.
