La dématérialisation est un système qui permet le traitement de tout type de document par voie électronique.
Plus de piles de dossiers sur les bureaux, archivage facilité, stockage en ligne ; tout est fait pour réduire les nombreux inconvénients des dossiers papiers.
Vous pouvez retrouver en quelques secondes, un dossier que vous auriez cherché pendant des heures dans un centre d’archives ou dans une pile mal classée.
Quels avantages pour les salariés ?
Indéniablement, le télétravail ! Nous pouvons aujourd’hui travailler depuis notre domicile, comme si nous étions au bureau, avec nos outils habituels.
Emission/réception d’appels, traitement en ligne d’un dossier, mise à jour des fichiers clients, pas d’obstacles en vue.
Autres avantages et non des moindres, le gain de temps et l’apaisement tels que décrits sur le site www.hexapage.fr/.
En effet, le trajet domicile-travail fait partie intégrante de la vie professionnelle.
Nombreux sont ceux qui déplorent le temps perdu dans les embouteillages ou les transports en commun et qui se disent fatigués, stressés par ces contraintes.
Le télétravail offre ainsi une alternative plus sereine qui permet d’effectuer sa journée de travail dans de meilleures conditions.
Peut-on réellement tout faire à distance ?
La réponse est oui ! Pour vous en convaincre, vous pouvez retrouver le Groupe Hexapage sur Linkedin.
Réunions, formations, entretiens professionnels, tout est techniquement possible, notamment via les applications spécialisées, dont le but est de faciliter la vie de l’entreprise à distance et ainsi maintenir le contact. Chaque salarié continue donc à bénéficier du même niveau d’informations.
Quelques clics suffisent pour participer à une réunion en visioconférence avec vos collègues.
Vous devez suivre une formation, ce n’est pas un problème ! Un numéro d’appel commun et vous vous trouvez en ligne avec les autres participants. Les supports de formation seront partagés à l’écran et visibles par tous. Vous pourrez poser vos questions et interagir avec tous les participants.
Les applications de messagerie instantanées sont également un support d’échanges non négligeables dans votre quotidien professionnel.
Quels sont les bénéfices pour l’entreprise ?
En dépit des aménagements que le télétravail demande aux entreprises, ces dernières restent gagnantes.
De fait, les avantages que le télétravail confère aux salariés sont autant d’impacts positifs pour l’entreprise.
Des employés moins stressés, moins fatigués, moins distraits, seront plus investis, plus positifs, plus ouverts et en résumé, davantage productifs.
Le coût de fonctionnement de l’entreprise se verra également réduit, en raison de l’absence des salariés sur site. Factures courantes moins importantes, locaux plus petits et donc à priori, moins chers.
N’oublions pas également, l’aspect environnemental, dont le bénéfice est sans appel!
Et la sécurité des données, qu’en est-il ?
Nous observons depuis quelques temps une recrudescence de cyber-attaques.
Les hackers sont de plus en plus nombreux et surtout, chaque fois plus « expérimentés ».
Comment, dans ce contexte, avoir confiance en la dématérialisation ?
Il est impératif d’avoir en tête que si les hackers sont performants, nos systèmes de sécurité le sont également.
Les professionnels du numérique et de la sécurité des données sont à l’écoute et en évolution perpétuelles, pour garantir la sécurité de nos transferts d’informations, de documents, de données dites sensibles.
Chaque entreprise possède par ailleurs ses propres équipes informatiques, dédiées à la surveillance des systèmes, afin de garantir la tranquillité de tous et la fiabilité de l’ensemble des transactions.
Des systèmes de connexion à distance sécurisés ont effectivement été mis en place, le but étant que tous les salariés utilisent le même parcours d’accès au bureau virtuel.
Par conséquent, outre la connexion wifi qui vous est propre, vous ne pourrez pas accéder à votre bureau ni donc aux outils, fichiers, données de l’entreprise, si vous ne suivez pas le parcours sécurisé de connexion, identique pour tous.
