La vie d’une entreprise implique des échanges commerciaux et administratifs. La création de certains documents, à l’exemple des devis et des factures est alors nécessaire. En principe, elle requiert l’utilisation de support papier. Désormais, la dématérialisation des documents s’inscrit comme une alternative. Cet article fournit davantage d’informations sur le sujet.
HP Workpath apps : un outil de dématérialisation à connaitre
À l’ère du digital, la dématérialisation s’inscrit comme un enjeu majeur pour les entreprises. Elle est rendue possible par l’avancée technologique et compte de nombreux avantages pour les entreprises. Plusieurs outils permettent de profiter de cette possibilité.
La solution dématérialisation HP Workpath, par exemple, facilite les processus de travail connexe à la numérisation des documents. Il s’agit d’un « store d’applications » introduit par HP pour ses imprimantes multifonctions. On peut directement l’intégrer avec les logiciels bureautiques.
Ce service s’inspire des technologies Cloud et permet aux partenaires HP de mettre en place, voire de commercialiser, des applications pour leurs clients. Ce store propose déjà des applications de numérisations et de gestion des impressions.
Quelques points à connaitre sur la dématérialisation en entreprise
La dématérialisation offre de nombreux avantages pour les entreprises. Elle consiste à remplacer le support papier par un fichier numérique. Pour être plus précis, il s’agit de substituer les documents papiers avec des données informatiques faciles à modifier. On peut alors parler d’une GED ou Gestion électronique de document.
En optant pour la dématérialisation, vous pouvez automatiser certaines tâches se portant sur plusieurs domaines : ressources humaines, gestion des achats, comptabilité, etc. Il est possible de dématérialiser divers types de documents. Ces derniers incluent les notes de service, les bulletins de paie, les courriers, les supports commerciaux, les factures ou encore la base tarifaire.
Pour profiter au mieux de la dématérialisation, vous pouvez miser sur certains outils. Il peut s’agir des moyens utilisant la technologie Cloud ou encore d’un logiciel dont le rôle est d’enregistrer, classer et traiter les documents.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
De nombreuses entreprises misent désormais sur la dématérialisation de documents. Cette dernière compte de nombreux avantages.
Le premier point positif concerne le domaine de la logistique. On peut facilement conserver dans quelques CD des milliers de documents qui, autrement, seraient stockés dan une salle d’archive. Autant dire que le gain de plage qui en découle est important. La dématérialisation constitue alors une alternative idéale pour les TPE qui souhaitent optimiser leurs locaux. Elle convient également aux sociétés qui désirent réduire leur empreinte carbone, car l’utilisation du papier est minimisée.
En optant pour la dématérialisation, vous améliorez la traçabilité et le suivi des documents. Il est également plus facile de trouver certaines informations dans les documents. Ce qui permet un véritable gain de temps.
Les avantages en matière de productivité sont également certains. Les salariés pourront trouver les informations qu’ils cherchent plus facilement. Ce qui leur permettra de mieux se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. De plus, en vous servant de logiciels de gestion de documents en ligne, vous serez informé si un document doit être traité dans l’urgence. Vous améliorez en quelque sorte votre efficacité.