Vous voulez vous lancer dans la dématérialisation des factures fournisseurs ? Vous vous demandez comment convaincre vos fournisseurs de vous suivre dans cette évolution ? Concrètement, avec la facture électronique, quels sont les avantages pour vos fournisseurs ? La réussite de votre projet dépendra de votre capacité à mener correctement cette transition. Et pour cela, la coopération de vos fournisseurs est nécessaire. Car si vous voulez recevoir vos factures dans un format électronique, il va falloir que vos fournisseurs vous les envoient de manière dématérialisée.
Et plus vous réussirez à convaincre vos fournisseurs, plus vous obtiendrez un retour sur investissement élevé. Cependant les habitudes ne sont pas faciles à changer. Alors comment convaincre ses fournisseurs ? Avec la facture électronique, quels sont les avantages pour eux ?
On vous donne ici quelques clés pour amener vos fournisseurs à percevoir les bénéfices de la facture électronique pour eux et à adhérer à votre transformation.
Pour les fournisseurs : un coût d’utilisation nul
La première étape pour convaincre vos fournisseurs d’adhérer à la facture électronique, c’est qu’il n’y ait pas de surcoût supplémentaire lié à l’utilisation de votre solution.
La première barrière est levée ! Pourquoi s’opposer à utiliser une solution qui ne leur coûte rien ? D’autant plus que les bénéfices pour les fournisseurs vont bien au-delà de ce simple fait et présentent de réels avantages.
L’atout n°1 pour convaincre ses fournisseurs : réduire ses délais de paiement !
Pour convaincre vos fournisseurs, il faut comprendre leur principal problème au niveau de la facturation : les délais de paiement !
Sécurisation du transport et accélération des temps de traitement
La première cause de ces retards est liée aux temps de traitements trop longs des factures papier ou PDF gérées manuellement. Une facture sous format papier doit être imprimée en plusieurs exemplaires (au minimum, une copie pour l’émetteur et une pour le client). Ce qui suggère des frais d’édition, ainsi que des frais d’envoi. Et cette facture papier mettra au minimum 3 jours pour être délivrée par la poste, si elle arrive (alors qu’un envoi électronique prend quelques secondes). Elle n’atteindra pas tout de suite le destinataire… Une fois reçu, le courrier doit être trié, la facture papier est scannée, saisie, traitée avant d’être envoyée dans le service concerné pour validation puis retournée au service financier, pour peu que celle-ci ne reste pas « dormante » dans un bureau…
La facture doit ensuite être conservée sur une durée fiscale de 6 ans minimum et, juridiquement sur 10 ans minimum. Or, ces délais de conservation impliquent un archivage. Une aussi longue période de conservation et la lourdeur du traitement manuel amènent inévitablement des pertes de documents. Bref, ces diverses raisonschronophages ont bien souvent un coût pour vous, et rallongent les délais de paiement pour vos fournisseurs. On comprend aisément que ces tâches sont contre-productives. Elles incitent à changer la manière de gérer la facturation : passer du support papier vers un format électronique, d’un traitement manuel vers une démarche automatisée.
Réduction des erreurs de saisie
Autre cause des retards de paiement des factures : le rejet des factures non conformes. Effectivement, une faute d’inattention est vite arrivée ! Les anomalies rencontrées sont nombreuses : erreurs dans les coordonnées, les chiffres ou les calculs (remise ou TVA non faite ou erronée)… La gestion manuelle implique aussi d’être attentif aux changements législatifs.
L’équipe comptable est la mieux placée pour savoir qu’une donnée incorrecte peut mener à une perte de temps incroyable. Le temps passé à la vérification et à la résolution des erreurs pourrait être employé sur d’autres activités. Car chaque faute sur une facture papier doit être corrigée. Sous-entendu : le document doit être repris, réimprimé et envoyé à nouveau. Pour peu que les fournisseurs aient bien été informés rapidement du rejet et de sa cause…
En limitant les allers retours, la facture électronique permet un traitement des factures plus rapide et plus fiable. Les retards de paiement sont réduits. Les entreprises se mettent moins en danger, et par conséquent, les relations client-fournisseurs s’améliorent.
La réduction des délais de paiement est un objectif atteignable grâce à la réduction des temps de traitement. Ceci est réalisable avec la facture électronique qui présente donc des avantages certains pour vos fournisseurs.
Enfin, tout le monde est gagnant ! Une accélération de vos délais de paiement se traduit par moins de pénalités de retard, voire des réductions pour paiement anticipé ! C’est une garantie de payer dans les temps, ce qui signifie pour vous une trésorerie à jour.
Une traçabilité accrue
La facturation électronique, c’est une traçabilité fiable et donc un gain de temps assuré.En effet, cela permet de tenir vos fournisseurs informés du statut de traitement des factures déposées. Depuis leur compte utilisateur, ils disposent d’un accès à un tableau de bord permettant de suivre les statuts de traitement de leurs factures, et bénéficient donc d’un meilleur suivi. L’échange d’informations est automatique et bilatéral. Il permet de mettre fin aux appels de demande d’informations, pour savoir où en est une facture.L’utilisation de la facture électronique sécurise l’envoi et le transport des factures, offrant une traçabilité qui supprime les pertes de documents.
Une réduction des litiges et une amélioration des relations fournisseurs
Auparavant, les relations client-fournisseurs pouvaient être tendues (notamment avec l’allongement des délais de paiement). Récemment, conscientes que ces frictions sont dommageables pour tout le monde, les entreprises changent d’attitude et cherchent à améliorer ces relations.
En effet, comme nous l’avons signalé plus tôt, grâce au tableau de bord les fournisseurs sont tenus au courant du statut de traitement de leurs factures. Fini les appels de leur part afin de savoir où en est leur facture. Vous avez moins de préoccupations et eux aussi. De plus, la fiabilisation des données limite les erreurs et les rejets de facture, et donc les sources de litiges avec vos fournisseurs. Les rapports avec eux deviennent dès lors plus détendus. Une confiance s’installe à travers l’outil, et permet une collaboration entre vous et vos fournisseurs, donc une amélioration des relations. La facture électronique permet donc de dire stop aux relations conflictuelles.
Et si un litige survient tout de même ? Le format électronique améliore la traçabilité. Il devient plus facile de détecter les blocages, d’identifier rapidement les sources de litiges et donc d’en accélérer le traitement, de la déclaration à leur résolution.
Un avantage concurrentiel
Depuis 2016, l’utilisation de la facture électronique s’est généralisée dans les structures publiques. Depuis 2020, toutes les entreprises qui souhaitent travailler avec des structures publiques doivent travailler avec la facturation électronique. Chaque année, il y a donc de plus en plus d’entreprises qui adoptent ce mode d’échange de données sous forme électronique.
