On ne débat plus sur les intérêts plus que positifs des voyages d’affaires pour une entreprise. Ne serait-ce que pour partir à la chasse aux opportunités ou bien aller à la rencontre de nouveaux partenaires, un déplacement professionnel est une nécessité.C’est pour cela qu’il est primordial de bien s’organiser pour qu’il soit productif. Voici 5 points importants que vous ne devez pas manquer lors de vos préparatifs.
Régler les papiers administratifs
Pour tous voyages, personnels ou professionnels, avoir les papiers en règle est une obligation. Assurez-vous que vos papiers d’identité soient en bonne et due forme. Passeport, visa, carte d’identité et permis de conduire doivent tous être en cours de validité. Gardez en tête que les formalités administratives ne se font pas en un jour, alors prévoyez les délais requis pour toute l’organisation.Par exemple, pour un passeport biométrique, il vous faut en moyenne un mois pour l’avoir, et comptez plus pour obtenir votre visa.
Savoir anticiper
Un voyage d’affaires, c’est toute une organisation !Pour ne pas être pris aux dépourvues, il faut jouer sur l’anticipation. Dès que vous avez connaissance qu’un voyage professionnel se profile à l’horizon, n’attendez pas pour vous renseigner sur le pays où vous allez vous rendre. Informez-vous sur le décalage horaire, les moyens de paiement, le cours de change et la monnaie locale. Vérifiez également la validité de passeport que le pays exige (pour certains c’est 3 à 6 mois, pour d’autres c’est différent), le climat, l’hôtel qui va vous héberger, les vaccins à faire au préalable, les us et coutumes de la région, etc.
De même, faites la réservation tôt. Partez un jour avant votre premier rendez-vous pour tout organiser et pour bien s’acclimater.
Voyager léger
Contrairement aux vacances, les voyages d’affaires entreprise se font en toute légèreté. Cela simplifiera vos déplacements si vous devez bouger souvent d’un endroit à un autre. Rien qu’à l’aéroport, une seule valise vous fera gagner beaucoup de temps et évite les risques de perte.
Alors que mettre dans sa valise ? Simple : le strict nécessaire ! Quelques vêtements suffisent même pour un long voyage, vous pouvez avoir recours au service pressing au cas où. N’oubliez pas vos outils de travail comme votre ordinateur, téléphone, votre chargeur ET un adaptateur, un bloc note de votre planning, des stylos et votre carte de visite. Outre la valise, emportez aussi un bagage à main que vous garderez avec vous en permanence. Vous y mettrez les papiers importants et objets de valeur.
Soyez prudent
Quand on part en voyage, on n’est jamais à l’abri de problèmes de perte ou de vol. Soyez prêt à toutes éventualités en photocopiant vos documents importants et vos papiers d’identité. Gardez-en sur vous, chez vous et aussi en version électronique sur un support. De même, pour ne rien oublier pendant toute la durée de la préparation et pendant le séjour, pensez à l’incontournable check-list. Cette méthode a fait ses preuves pour garder sous les yeux les essentiels, alors n’hésitez pas à l’utiliser.
Pensez aux agences spécialisées
Préparer un voyage d’affaires entrepriseest une tâche des plus ardue. Heureusement des agences spécialement créées à cet effet existent. Vous pensez ne pas avoir assez de temps pour tout faire ? Faites appel à l’une d’elles. L’agence organisera tout votre voyage à votre place pour vous permettre de vous concentrer pleinement sur l’objet de votre déplacement. Elle vous conseillera et vous donnera des renseignements supplémentaires sur le pays de destination.
