Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et comment les gérer en entreprise ?

Qu’est-ce que les indemnités kilométriques et comment les gérer en entreprise ?

Les entreprises peuvent se charger du remboursement des frais liés aux déplacements professionnels de leurs salariés. Ces frais concernent notamment le kilométrage en cas d’utilisation des véhicules personnels. Cependant, la gestion du remboursement des frais relatifs aux déplacements des salariés peut rapidement se transformer en un véritable casse-tête chronophage pour la structure. Il est donc important d’avoir une idée précise de ce qu’est une indemnité kilométrique.

Définition des indemnités kilométriques

L’indemnité kilométrique est relative aux dépenses engagées par le chef de l’entreprise ou par le salarié dans le cadre de l’exploitation d’un véhicule privé à des fins professionnelles. Autrement dit, une voiture personnelle est utilisée pour le compte et au nom de la société.

Les frais kilométriques ne visent donc que l’usage d’une voiture personnelle dans l’exercice d’une mission professionnelle. Ainsi, les indemnités kilométriques peuvent être perçues pour des déplacements professionnels de diverses natures : une rencontre d’affaires, course pour l’achat de produits destinés à l’entreprise, représentation de l’entreprise à un séminaire.

Comment gérer les indemnités kilométriques ?

S’il s’agit d’une entreprise de petite taille et que les déplacements ne sont pas fréquents, il est assez aisé de suivre le montant des indemnités grâce à des tableaux Excel. Toutefois, il faut quand même rester attentif aux distances réalisées et imposer une certaine rigueur.

Si les déplacements sont trop nombreux, il faudra utiliser un logiciel adapté au calcul de l’indemnité kilométrique et proposant des barèmes de remboursements et diverses fonctionnalités : visualisation de la distance parcourue, déduction de la distance domicile-travail ou encore l’enregistrement des trajets favoris.

Il est également possible de se faire accompagner par des professionnels pour s‘assurer de la bonne gestion de ces frais.

indemnité kilométrique logiciel

Qui peut percevoir les indemnités kilométriques ?

Les frais kilométriques concernent aussi bien les salariés d’une société que le chef de la structure. À chaque déplacement pour les intérêts de l’entreprise (en dehors du trajet effectué du domicile privé au lieu de travail), l’indemnité peut être considérée. Cependant, il faut veiller à ce que le demandeur occupe un poste officiel dans la société. Par conséquent, un associé ne peut pas demander des indemnités kilométriques.

Pour bénéficier de ce remboursement, le travailleur doit respecter les critères suivants :

  • utiliser un véhicule non immatriculé au nom de la société,
  • justifier les frais de déplacement (lieu, date, nombre de kilomètres parcourus),
  • se déplacer pour la réalisation d’une mission à caractère professionnel.

Différents éléments sont pris en compte en ce qui concerne les frais kilométriques. Le prix du carburant est celui qui vient à l’esprit en première position. Cependant, d’autres éléments sont également pris en compte.

Parmi ces éléments, on retrouve : l’amortissement du véhicule, les dépenses de pneumatiques, les frais d’acquisition de casques et de protection, les primes d’assurances, les frais de réparation et d’entretien.

Les frais de péage et de stationnement ne pourront pas être intégrés dans ces frais. Il faut également garder à l’esprit que les cyclomoteurs, les moteurs et les vélos sont aussi concernés par ces indemnités.

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