Secrétariat médical : qu’en est-il de l’externalisation ?

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 Externaliser le secrétariat est une pratique très prisée. Même dans le domaine de la santé, cette solution est courante. Actuellement, médecin généraliste ou spécialiste l’adopte afin d’optimiser leurs plannings au quotidien. Il s’agit notamment de la solution la plus rassurante pour étendre les horaires d’accueil téléphonique, prendre tous les appels au moment des pics d’activité et pour s’assurer une réalisation efficace des autres tâches. Si embaucher un salarié n’est pas la solution la plus souhaitée, déléguer la permanence téléphonique reste la meilleure option. L’externalisation des services de secrétariat promet de nombreux avantages.

 Les tâches à confier à un télésecrétaire médical

Avant de penser à bénéficier des prestations d’un télésecrétaire médical, il est important de déterminer tout d’abord les différentes tâches à confier, mais surtout les fonctions ainsi que les qualités d’un télésecrétaire médical.

En règle générale, le télésecrétariat médical est établi pour assurer le bon fonctionnement d’un service médical. Un télésecrétaire s’occupe principalement des messages importants, de la prise de rendez-vous et de diverses urgences adressées au cabinet. Généralement, le télésecrétariat médical à Madagascar épargne le médecin du recrutement.

Les entreprises prestataires sont souvent constituées de profils de qualité qui sauront répondre aux besoins du cabinet médical comme la gestion de la permanence téléphonique. Aussi, la plupart des agents ont souvent suivi une formation dans le domaine médical. Ils ont également des connaissances en secrétariat incluant notamment la gestion d’agenda, la gestion des rendez-vous, la maîtrise des outils informatiques, les tâches administratives…

De ce fait, le télésecrétaire est en mesure de se charger de nombreuses responsabilités. Parmi les principales missions qu’il sera possible de confier à un télésecrétaire médical, on distingue les fonctions suivantes :

  • Conseils et orientation des patients dans leurs démarches
  • Accueil et appel téléphonique (appels entrants personnalisés)
  • Gestion du courrier
  • Constitution et suivi des dossiers administratifs
  • Suivi ou archivage des dossiers médicaux
  • Gestion du planning et des rendez-vous du médecin

Les avantages d’opter pour l’externalisation du secrétariat médical

L’externalisation des travaux de secrétariat est devenue une pratique courante dans le domaine médical. Actuellement, les cliniques, les hôpitaux et les cabinets de médecins libéraux y ont recours. Il faut dire que cette solution apporte son lot d’avantages.

Le télésecrétariat pour un gain de temps et de productivité

Généralement, l’externalisation du télésecrétariat permet aux médecins de profiter d’un service souple et flexible. Les secrétaires sont souvent disponibles en tout temps pour répondre aux besoins d’externalisation. Les assistants médicaux sont à l’écoute des patients afin de pouvoir répondre efficacement à leurs requêtes. Les médecins auront en effet la possibilité de se concentrer plus sur leur cœur de métier sans perdre aucun client et sans s’occuper de leur agenda. Cela est surtout occasionné par un planning bien optimisé.

Le télésecrétariat : une solution économique

Dans la grande majorité des cas, l’externalisation de la permanence téléphonique propose souvent des tarifs réduits. Un devis est souvent organisé au préalable afin de mieux gérer les factures, mais aussi le budget. La plupart des agences proposent notamment des services sur-mesure. C’est-à-dire que le médecin n’aura besoin que de payer les heures effectuées. Les services sont souvent établis pour répondre aux besoins des centres de soins ou des cabinets médicaux. Mais là encore, cette solution permet de réduire les charges salariales puisqu’il n’y a plus besoin d’embaucher une secrétaire en interne.

Un service de qualité et une meilleure fidélisation

Une secrétaire médicale a été formée pour répondre à différents critères tels que l’empathie, l’amabilité, la discrétion, la bonne écoute et l’attention. Ces éléments constituent des points forts attrayants pour la réalisation des activités, ce qui en fait une garantie de bénéficier d’un service de qualité. Les patients profiteront notamment d’un accueil téléphonique convivial et chaleureux. Tout en transmettant une bonne image du cabinet, cette solution permet également de fidéliser les clients.

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