Soucieuses d’alléger les tâches à déléguer au personnel de l’administration, de nombreuses entreprises basculent vers la dématérialisation des documents. Il s’agit d’un procédé qui consiste en un basculement des documents en papier vers un format électronique. Ce dernier est modifiable directement. Cette solution présente de nombreux avantages qu’il convient de citer ci-dessous.
En quoi consiste concrètement la dématérialisation des documents ?
Dématérialiser les documents administratifs, c’est remplacer les papiers et les supports d’information matériels par des fichiers numériques. Dans cette optique, on a mis au point des outils dédiés permettant d’éditer, de créer, de signer des documents, etc. La numérisation concerne notamment les documents comptables et les factures. Ce sont essentiellement les deux enjeux principaux pour les PME et les TPE ainsi que les organisations publiques. Cette technologie s’applique également aux documents commerciaux, à savoir les bons de commande, les contrats, etc.
Elle concerne aussi les documents RH comme les bulletins de paie et les avenants. L’objectif est de profiter à la clé d’une meilleure gestion des dossiers. Il deviendra en, effet, plus facile de retrouver tel ou tel document sans avoir à fouiller dans les archives. Pour dématérialiser, il faudra en amont réaliser un tri manuel des dossiers. Ces derniers seront ensuite numérisés en lot dans le souci d’assurer leur traçabilité. Le traitement des divers documents nécessite l’utilisation de logiciels spécifiques. Effectivement, l’extraction des données et la création de flux de données dans un format particulier requièrent l’usage d’un programme spécifique.
Quels sont les avantages de ce type de système pour une entreprise ?
La numérisation des documents s’adapte aux besoins de toutes les sociétés en matière d’amélioration de processus d’archivage. Faire le choix d’un bulletin de paie dématérialisé, c’est l’assurance de profiter d’un gain de temps et d’argent. Toute entité pourra réaliser des économies conséquentes, car le rendement se fera entre deux à six mois. Bien sûr, cela dépendra du volume à numériser. Cette solution va d’ailleurs permettre de réduire les délais de traitement. Ce qui favorisera une plus grande flexibilité au travail. Tous les salariés auront un accès partagé aux documents. Ce procédé réduit au maximum le temps de recherche chez chaque collaborateur. Opter pour cette opération permet en outre à toute structure de réduire son empreinte écologique. L’usage du papier traditionnel n’a plus en effet lieu d’être.
Tout cela est favorable pour garantir la protection de l’environnement. C’est également l’occasion rêvée pour booster l’image de marque et se démarquer de la concurrence. Une dématérialisation réalisée dans les règles de l’art permet à toute compagnie de délester les problèmes de gestion des dossiers au format papier. Une telle réorganisation documentaire annonce de même des changements positifs au sein de chaque société. Elle optimise avant tout la traçabilité des documents et accélère le processus de traitement des dossiers. À noter qu’il s’agit aussi d’une étape transitoire qui va conduire à une digitalisation native des documents sur le long terme. Pour concrétiser un tel projet, il est plus judicieux de faire appel à une entreprise spécialisée dans le domaine.
