À l’heure actuelle, la dématérialisation des factures dans les entreprises constitue un levier efficace. Elle permet d’améliorer la qualité de vie et de travail des salariés. Pour info, une facture traditionnelle revient en moyenne à 15 euros pour toute entité. Ce qui représente deux fois à deux fois et demie de plus qu’une version électronique. C’est la raison pour laquelle de nombreuses sociétés choisissent cette solution pour réduire les coûts de traitement administratif.
En quoi consiste la dématérialisation des factures ?
Tout d’abord, il s’agit d’un procédé qui consiste à émettre des factures au format électronique. La numérisation des documents administratifs est respectueuse des normes en vigueur et de la réglementation fiscale. Pour dématérialiser, il faudra transférer les factures au service e-invoice automatiquement ou manuellement. Ensuite, les données seront extraites automatiquement. Et donc, chaque facture est convertie dans des formats spécifiques (PDF, XML, etc.) en fonction des besoins de la clientèle. L’e-document sera par la suite diffusé soit par email, soit sur un portail.
On peut aussi l’envoyer directement dans le SI client au format attendu. Pour les clients n’acceptant que les factures en papier, il suffit d’imprimer les documents en question. Après ces différentes opérations, la facture sera archivée sur un serveur sécurisé. Ainsi, elle devient disponible, même en mobilité. Dès lors que la facture parvient au client, ce dernier recevra une notification lui indiquant qu’il peut accéder à celle-ci depuis le portail. Il réglera le paiement de manière sécurisée. À titre d’information, la loi de simplification de 2014 exige que toutes les factures émises par les sociétés pour l’État français doivent être sous format numérique.
Quels sont les avantages de ce type de système ?
Opter pour la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Cela assure, en effet, une meilleure fluidité dans les échanges d’informations et dans l’organisation du travail. Les salariés peuvent désormais accéder aux documents à tout moment, que ce soit au bureau ou en mobilité. À noter que cet accès est centralisé et bien sécurisé. Grâce à cette solution innovante, les outils de gestion seront faciles à utiliser par tous. Ce qui va permettre de mieux gérer les dépenses. En dématérialisant les factures, les entreprises profiteront d’une traçabilité optimale des données, ainsi que d’une meilleure optimisation des résultats. Aussi, cela garantit l’intégrité et la lisibilité de tout document au format électronique. La dématérialisation va d’ailleurs permettre un meilleur traitement.
À noter qu’une facture classique coûte en moyenne 17,60 euros, alors qu’une facture dématérialisée coûte dans les 6,70 euros, soit une réduction de 62%. Un système automatisé accélère le processus de traitement. Et donc, chaque société adoptant cette solution gagnera en performance et diminuera le nombre d’erreurs. La numérisation des documents administratifs garantit une meilleure négociation des contrats avec les fournisseurs. Effectivement, cela aide à accélérer les paiements, et ainsi à mieux négocier avec les partenaires. Afin de profiter de ces nombreux privilèges, il est grand temps de faire appel à une entreprise spécialisée dans le domaine. Un tel expert saura apporter des solutions sur mesure en fonction des demandes de la clientèle.
